Como fazer uma boa apresentação em Power Point

Especialistas dão dicas para manter a audiência atenta. Textos curtos, ritmo, letra adequada e gráficos "limpos" são algumas das sugestões 13:49 G1/Globo.com

Sim, a ferramenta de apresentação PowerPoint pode ser realmente útil, assim como softwares similares -- o recém-lançado Google Presentation, por exemplo. Não, muitas pessoas ainda não sabem como usá-las e, por isso, esses programas acabam funcionando como um grande motivador para o absoluto tédio entre a platéia. Para evitar que o público caia no sono toda vez que você começar a exibir slides, o G1 elaborou um guia sobre como fazer boas apresentações.

Se você nunca mexeu no PowerPoint ou no Google Presentation, pode começar lendo este turorial do blog "Tira-dúvidas" do G1, em que o blogueiro Fernando Panissi ensina o bê-a-bá desses dois programas. Depois de aprender como inserir textos, imagens e gráficos nos slides, é importante saber como passar essas informações ao público, pois aí está o segredo para o sucesso da apresentação. E também para manter a platéia acordada.


Confira as dicas para fazer uma boa apresentação

1) Antes de preparar uma apresentação, organize suas idéias. Faça uma análise do que deseja expor, identificando qual é o começo, o meio e o fim.

2) A quantidade de slides deve ser dividida pelo tempo de apresentação. Assim, você evita correria ou lentidão na tela, criando um bom ritmo com os slides.

3) A fonte escolhida não pode ser nem muito grande, nem muito pequena: o ideal é o tamanho 30. Opte por estilos tradicionais, e não pelos extravagantes.

4) Os slides não devem conter textos grandes. Se a idéia fosse fazer a platéia ler, você poderia simplesmente mandar as informações por e-mail.

5) Opte por gráficos “limpos”: eles não devem ser carregados de cores, desenhos, texturas ou outras informações, que roubam a atenção do público.

6) Depois de todo o conteúdo pronto e organizado, faça uma apresentação teste para alguém que não participou da elaboração do conteúdo.

7) Nunca se esqueça de passar o corretor ortográfico em todos os textos, para evitar constrangimentos na hora da exibição dos slides.

8) Não se esconda atrás da apresentação do PowerPoint. Esse programa deve funcionar como material de apoio, e não como escudo para os tímidos.

9) Divida a apresentação em blocos de 20 minutos, que devem ser concluídos com uma atividade. Vale fazer perguntas ou propor uma atividade rápida em grupo.

10) Desde que feita com bom senso, uma dose de inovação pode ser bem-vinda. Mas isso só vale quando a idéia for realmente boa; na dúvida, mantenha os padrões.

Os cuidados para uma boa apresentação começam antes da preparação dos slides
Maria Aparecida Bertoni, professora de informática do Senac São Paulo, dá uma dica preciosa. “Lembre-se daquele espectador que está sentado na última cadeira. Ele não enxerga muito bem, viajou cinco horas até o local da apresentação, está com sono, com fome e irritado.” Ao preparar o conteúdo no PowerPoint, tenha sempre como objetivo conseguir prender a atenção dessa pessoa. Se você conseguir, certamente o mesmo acontecerá com o resto da audiência.

Preparação

Para isso, os cuidados começam antes da preparação dos slides. Antes de mais nada, organize suas idéias, dividindo tudo o que você deseja expor em princípio, meio e fim. É importante calcular o tempo de apresentação e distribuir os slides dentro desse período, para não provocar correria ou muita lentidão na tela. Bertoni sugere a regra do “10, 20 e 30”: dez slides apresentados durante 20 minutos com fontes no tamanho 30. Você pode ir além desses limites, mas lembre-se: não exagere.

Sérgio Ricardo Araújo, instrutor do pacote Office da escola de tecnologia Impacta, aconselha o uso de gráficos “limpos” - eles não devem ser carregados de cores, desenhos, texturas ou outras informações em excesso. “Ao contrário do que se pensa, o uso descuidado dos efeitos pode roubar a cena. Esses recursos devem funcionar para introduzir as pessoas ao assunto da apresentação, e não para tirá-las dele”, explica o professor.

Na hora de preparar os slides, escolha também uma fonte adequada para a apresentação, e ignore as alternativas mais exóticas (como a Monotype Corsiva, por exemplo). Evite, a todo custo, textos longos: o importante é escrever nos slides palavras-chave para expor sua linha de raciocínio. Se a idéia fosse fazer a platéia ler as informações, você poderia simplesmente enviar as informações por e-mail.

Depois de todo o conteúdo pronto e organizado, Araújo sugere a realização de uma apresentação teste para alguém que não participou da elaboração. Com isso, é possível avaliar se os tempos de exibição de cada tela são suficientes para leitura, compreensão e para a exposição das idéias do apresentador. E nunca se esqueça de passar o corretor ortográfico, evitando constrangimentos na hora da exibição dos slides.

Hora H

Muitas pessoas erroneamente abusam dos textos para poderem, assim, se esconder atrás dos slides do PowerPoint. “O apresentador deve sempre chamar a atenção do público para ele, e dar foco nos slides somente para pontuar algumas informações. Ele não pode usar essa ferramenta para se esconder”, explicou Glaucia Santos, consultora de recursos humanos da Catho Online. A especialista ressalta a importância de o apresentador usar um tom de voz alto e com bastante vitalidade para manter o público atento.

Se a apresentação durar mais de 20 minutos, o que geralmente acontece, é importante dividi-la em blocos e criar uma atividade entre eles, para quebrar a monotonia. Vale aí fazer perguntas para a platéia responder ou propor uma atividade em grupo realizada em poucos minutos. Nada de optar pelo velho “alguma dúvida?” e emendar mais um bloco de explicações, se não quiser flagrar a platéia olhando no relógio.

Inovações, desde que feitas com bom senso, são bem-vindas. Em 2003, por exemplo, dois arquitetos europeus criaram um formato diferente para divulgar um espaço de eventos multimídia em Tóquio, no Japão. Surgia aí a Pecha Kucha Night, um evento realizado em 80 cidades de todo o mundo que consiste em uma forma artística de usar o PowerPoint. Cada participante deve mostrar 20 imagens, cada uma durante 20 segundos, totalizando seis minutos e 40 segundos no telão.

O consultor criativo André Czarnobai, um dos responsáveis pela Pecha Kucha Night em Porto Alegre, acredita que novidades podem realmente prender a atenção do público. Ele se refere às apresentações artísticas, mas, se feitas com cuidado, novidades também podem agradar no universo corporativo. “Quem promove surpresas e aposta no inesperado sempre arranca as melhores reações da platéia. Por outro lado, a platéia boceja quando tudo é muito previsível”, diz Czarnobai.